ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA., identificada con NIT No. 816.004.965-0 con domicilio en la Ciudad de Pereira, dirección Calle 13 # 12-15, teléfono: 3332444 y dirección electrónica: juridica@estataldeseguridad.com.co / contabilidad@estataldeseguridad.com.co pone a conocimiento de los titulares de los datos personales esta Política de Tratamiento de Datos Personales, dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
El propósito principal de esta política es el de poner en conocimiento de los titulares de los datos personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA para hacer efectivos esos derechos de los titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales en caso de que el titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
De esta forma ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA ratifica su compromiso, con los diversos grupos de interés con los que se relaciona, el manifiesto interés de respetar todos los derechos de los mismos, especialmente con este instrumento su derecho al Hábeas Data, a la intimidad y otros conexos.
El presente documento tiene por objeto adoptar las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad de ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA, o cuyo tratamiento ha sido encargado a ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013.
ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA, en todas sus actuaciones, a través de sus unidades de negocios y por todos los medios en los cuáles se solicita información, físico, electrónico, virtual, acceso telefónico, vía web, etc., está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, proveedores, colaboradores y otras partes interesadas. Por eso, adopta el presente documento de políticas de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los colaboradores de ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA en el cumplimiento de sus funciones, los contratistas y terceros que obran en nombre de ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA.
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
2.1 Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
2.2 Base de datos: Es el conjunto de datos personales que son objeto de tratamiento sin importar la modalidad del mismo.
2.3 Dato Financiero: Es todo dato personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones financieras, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
2.4 Dato Personal: Es cualquier información relacionada o relacionable a una persona natural.
2.5 Dato Público: Es aquel que la ley denomina como tal, o el que reposa en registros, certificados, documentos o bases de datos con carácter público.
2.6 Dato Sensible: Es el dato personal relacionado con la intimidad del titular o que puede dar lugar a discriminaciones o tratos diferenciados. También forman parte de esta categoría los datos biométricos.
2.7 Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
2.8 Autorizado: Es la persona y sus dependientes que por virtud de la autorización y de estas políticas tienen legitimidad para tratar los datos personales del titular.
2.9 Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el tratamiento de datos personales, convirtiendo a tales terceros en encargados del tratamiento de los datos personales entregados o puestos a disposición.
2.10 Responsable de Tratamiento: Es la persona, autorizada por el titular, que administra y toma decisiones respecto de la base de datos.
2.11 Titular: Es la persona natural a quien se refieren los datos que reposan en la base de datos, y el objeto de protección de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
2.12 Partes interesadas: Individuo o grupos de individuos que manejan intereses directos e indirectos con la empresa y a quienes el desarrollo de sus actividades puede llegar a verse afectada la toma de decisiones de la misma.
2.13 Transferencia: Es la comunicación de los datos personales entre el encargado y el responsable del tratamiento.
2.14 Transmisión: Es la actividad de tratamiento de datos personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de tratamiento de datos personales.
2.15 Tratamiento de datos personales: Es toda acción encaminada al procesamiento de bases de datos, así como también su transferencia a terceros.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto o servicio de ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA.
ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA, se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA exige al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA manifiesta que las directrices para el tratamiento de datos personales serán las dispuestas por las normas vigentes en la materia.
Todos los datos que ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA recauda, están encaminados a:
ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA, aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
6.1 Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
6.2 Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
6.3 Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados o recogidos por ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
6.4 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
6.5 Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener de la empresa, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
6.6 Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de la empresa será de medio.
6.7 Principio de Seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la empresa , será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
6.8 Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases o bancos de datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, pruebas de consumo de sustancias psicoactivas y de alcohol y los datos biométricos, entre otros, los resultados de pruebas de la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
Dentro de su Sistema de Gestión Integral ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA maneja formatos donde el titular firma la autorización de datos personas; para los colaboradores está el formato FO-RH-23 Autorización tratamiento de datos personales, para los clientes tanto de Vigilancia Privada como de Medios Tecnológicos así como para los proveedores el FO-PE-07 Formato Único de Conocimiento y Autorización de clientes y proveedores y para los socios de la empresa FO-PE-19 Identificación de Socios
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Se informa al titular de datos personales, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:
Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA cumplirá los siguientes deberes en calidad de responsable del Tratamiento de la información:
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la empresa, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por la empresa y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA., cuenta con las medidas de seguridad, que buscan proteger los datos de los titulares e impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados.
El titular podrá reclamar sus derechos, surtiendo para el efecto los siguientes procedimientos:
ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA. dispondrá de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad, formulen consultas respecto de cuáles son los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA.
Cualquiera que sea el medio, ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA guardará prueba de la consulta y su respuesta.
ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA. dispone de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad, formulen reclamos respecto a (i) datos personales tratados por la ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA. El reclamo deberá ser presentado por el titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así:
ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA antes de atender el reclamo verificará la identidad del titular del dato personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la base de datos de ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA donde reposen los datos del titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA., se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.
Esta Política rige a partir del 18 de Julio de 2013. Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra base de datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta política, para las cuales fueron recolectados.